Windykacja jest metodą odzyskiwania zadłużenia i występuje zarówno w formie miękkiej, jak i twardej. Twarda windykacja wiąże się z wejściem na drogę sądową i działaniami operacyjnymi, natomiast miękka, zwana też pre-windykacją, to łagodny sposób na odzyskiwanie zaległości i mobilizowanie płatników do regularnego i terminowego wywiązywania się ze zobowiązań. Metoda ta sprawdza się w różnych sytuacjach, szczególnie, gdy przyczyną powstania zaległości są: brak dyscypliny płatniczej, brak efektywnych metod egzekwowania zadłużenia oraz poczucie bezkarności konsumentów i przedsiębiorców.

Narzędziem miękkiej windykacji jest wpisanie danych dłużnika do Biura Informacji Gospodarczej (BIG). W Polsce istnieją trzy instytucje, które zajmują się pozyskiwaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem informacji gospodarczych o zaległym zadłużeniu przedsiębiorców i konsumentów. Informacje z BIG InfoMonitor pobierają firmy praktycznie z każdego sektora, w tym banki, firmy pożyczkowe, finansowe, leasingowe, telekomy, zakłady ubezpieczeń, firmy dostarczające energię cieplną, elektryczną, gaz, wodę, operatorzy telewizji kablowej i satelitarnej, dostawcy internetu, a także wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe. Wpis do Rejestru Dłużników może uniemożliwić transakcje handlowe i zawieranie umów z nowymi partnerami biznesowymi. Utrudnia negocjowanie kredytu w banku, zakup telefonu czy kupno na raty. Ogranicza także dostęp do innych towarów lub usług lub sprawia, że otrzymywane są na gorszych warunkach. Podmioty współpracujące z danym biurem informacji gospodarczej zanim zdecydują o sprzedaży towarów lub usług, sprawdzają rzetelność płatniczą i terminowość w wywiązywaniu się ze zobowiązań potencjalnych klientów.

Skuteczność takiej „miękkiej windykacji” wynosi nawet do 70%. Już sam fakt poinformowania dłużników o zamiarze umieszczenia jego danych w Biurze Informacji Gospodarczej sprawia, że 45% z nich spłaca swoje zobowiązania. Kolejne 25-30 % reguluje je po umieszczeniu negatywnych informacji na temat dłużnika w Rejestrze Dłużników BIG InfoMonitor. Jeśli dług zostanie spłacony do zera, przedsiębiorca ma obowiązek usunięcia dłużnika z ewidencji. W ciągu 14 dni musi poinformować BIG o tym fakcie lub usunąć je samodzielnie. BIG-i aktualizują swoje dane co 14 dni, dlatego nie ma obawy, że ktoś zostanie tam wpisany na wieczność. Nie poinformowanie biura o dokonanej spłacie zadłużenia przez dłużnika grozi karą do 30 tys. zł.

Biura dysponują odpowiednimi narzędziami, które pomagają w przeprowadzeniu całego procesu miękkiej windykacji. Są to: formularz wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o wpisie do Biura Informacji Gospodarczej, pieczątka do wykorzystywania na własnych dokumentach finansowych z informacją o zamiarze umieszczenia dłużnika w ewidencji oraz powiadomienie o umieszczeniu informacji gospodarczej na jego temat w Biurze Informacji Gospodarczej. Wezwania do zapłaty wysyła przedsiębiorca, natomiast powiadomienie jest dokumentem, które do dłużnika wysyła biuro listem poleconym lub zwykłym, na adres do korespondencji wskazany przez dłużnika lub na adres zameldowania. Aby można było przekazać informacje o zadłużeniu, musi ono spełniać określone kryteria. W przypadku konsumenta musi to być kwota minimum 200 zł, a w przypadku przedsiębiorcy 500 zł. Przeterminowanie takiego zobowiązania powinno wynosić minimum 60 dni.


Etapy procesu „miękkiej windykacji”

1. Podpisanie umowy z BIG InfoMonitor oraz uzyskanie loginu i hasła do Systemu BIG
2. Przejście szkolenia z obsługi Systemu BIG i zasad przekazywania informacji gospodarczych
3. Wysłanie do dłużnika listem poleconym wezwania do zapłaty z informacją o zamiarze umieszczenia informacji gospodarczej na jego temat w Rejestrze Dłużników BIG, w przypadku nie uiszczenia przeterminowanej wobec wierzyciela należności
4. Po upływie 60 dni od daty wymagalności należności i w tym 30 dni od daty wysłania wezwania do zapłaty opatrzonego informacją o możliwości przekazania danych dłużnika do BIG, można przekazać negatywną informację gospodarczą do BIG –u
5. Po zalogowaniu do Systemu BIG na podstawie uzyskanego loginu i hasła można wpisywać dłużników do Rejestru Dłużników BIG
6. Poinformowanie dłużnika o wpisaniu go do Rejestru Dłużników BIG powiadomieniem listownym wysyłanym przez BIG


Dłużnik posiada prawo wglądu do informacji gospodarczych na swój temat. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego oraz wniosku może uzyskać w biurze raport o sobie i raport z rejestru zapytań. Wgląd do tych informacji zgodnie z ustawą o udostępnianiu informacji gospodarczych raz na pół roku każdemu przysługuje bezpłatnie. Jeśli dłużnik ma zastrzeżenia lub wątpliwości co do danych na jego temat, gdy informacje, które znajdują się w ewidencji są niekompletne, nieaktualne lub nieprawdziwe, może złożyć reklamację. Powinien ją skierować na adres wierzyciela, który przekazał dane na jego temat do biura.